Bezettingseisen berekenen: hoeveel mensen?

“Hoeveel mensen heb ik maandag nodig?” is de vraag waar elke planning mee begint, en waar de meeste planningen op een gevoel worden gebaseerd. Deze gids beschrijft hoe je van volume naar bezetting rekent, en waar de standaardaanpak misgaat.

De basisrekensom

De bezetting die je nodig hebt volgt uit drie dingen: het verwachte volume, de productiviteit per persoon per uur, en de tijd waarin het klaar moet zijn.

benodigde uren = verwacht volume / productiviteit per uur
benodigde mensen = benodigde uren / beschikbare uren per dienst

Een DC dat 12.000 orderregels verwacht, met een norm van 90 regels per uur, heeft 133 uur werk. Bij een dienst van 8 uur zijn dat 17 pickers. Tot zover de rekensom die iedereen maakt.

Waar het misgaat: de norm is geen constante

Die 90 regels per uur is de zwakste schakel. In de praktijk verschilt de productiviteit per afdeling, per dagsoort en per moment van de dag. Een maandagochtend na een weekendpiek loopt anders dan een woensdagmiddag. Een pickzone met bulkgoederen haalt andere aantallen dan een zone met kleingoed.

Wie met één gemiddelde norm plant, plant structureel verkeerd: te ruim op de rustige dagen en te krap op de drukke. En juist op die drukke dagen is te krap het duurst, want dan komt er overwerk of uitzendkracht bij tegen een hoger tarief.

Een branchegemiddelde is nog een stap slechter. Dat is het gemiddelde van bedrijven met andere lay-outs, andere producten en andere systemen. Je eigen klokdata van vorige maand zegt meer over volgende maand dan welk sectorcijfer ook.

De opslag die iedereen te laag inschat

De benodigde uren zijn niet gelijk aan de in te roosteren uren. Daar zit een opslag tussen die in drie stukken uiteenvalt:

• Verzuim. Reken met je eigen percentage over de afgelopen twaalf maanden, niet met een landelijk cijfer. Ken je het niet, dan is dat het eerste dat je moet gaan meten.
• Verlof. Structureel, en sterk seizoensgebonden. In de zomer en rond de feestdagen is de effectieve bezetting fors lager terwijl het volume dat vaak niet is.
• Niet-productieve tijd. Werkoverleg, opstarten, storingen, pauzes voor zover niet meegerekend in de norm.

Bij elkaar loopt die opslag in de logistiek al snel op tot 20 tot 30 procent. Wie 17 pickers nodig heeft, moet er dus rond de 21 kunnen inroosteren, en dat betekent dat er meer dan 21 in dienst of beschikbaar moeten zijn.

Bezettingseisen zijn niet één getal

Voor een lijn of een afdeling volstaat een totaal, maar zodra er certificaten in het spel zijn wordt het een set eisen:

• Per functie. Vijf orderpickers en twee heftruckchauffeurs is iets anders dan zeven magazijnmedewerkers.
• Per certificaat. Een heftruckcertificaat, VCA of BHV bepaalt wie een bepaalde taak mag doen. Eén verlopen certificaat kan een dienst onbemenbaar maken terwijl het aantal koppen klopt.
• Minimale bezetting. Vaak is er een ondergrens waaronder een afdeling of ploeg niet mag draaien, om veiligheidsredenen of omdat een machine twee mensen vraagt.

Dat is de reden dat een bezettingsplan in een spreadsheet meestal klopt op papier en niet op de vloer: de spreadsheet telt koppen, de werkelijkheid vraagt de juiste koppen.

Vaste kern of flexschil

Als de bezetting bekend is, komt de vraag hoe je hem invult. De vuistregel die in de logistiek werkt: bemens de bodem van je volume met vaste mensen en de pieken met een flexschil.

Zet je de vaste kern op het gemiddelde, dan betaal je op rustige dagen voor mensen die je niet nodig hebt. Zet je hem op het dal, dan huur je te vaak in tegen een hoger tarief en verlies je ervaring op de vloer. Waar precies de grens ligt hangt af van het verschil tussen je vaste uurkosten en je inleentarief, en van hoe grillig je volume is.

Dat is een berekening die de moeite waard is om een keer echt te maken, met je eigen cijfers, in plaats van hem elk seizoen opnieuw op gevoel te doen.

Hoe AIX Forge dit aanpakt

Twee dingen doen we anders dan een planbord dat je zelf een norm laat invullen.

De productiviteitsnorm leert uit je eigen klokdata. Geen branchegemiddelde, maar wat jouw mensen op jouw afdeling op dat soort dag daadwerkelijk halen, met een label erbij dat zegt uit hoeveel dagen die norm is opgebouwd. Zo weet je of je naar een stabiel cijfer kijkt of naar een eerste indruk.

En bij elke norm en elk voorstel staat waarom, in gewone taal en stap voor stap. Een planning die je niet kunt navertellen aan je operationeel manager is geen planning maar een uitkomst.

Bekijk het in een demo, of lees hoe een norm die zichzelf bijstelt werkt.