Rooster maken in de horeca: 5 stappen

Een horeca-rooster maken klinkt simpel tot je het echt doet. Pieken zonder personeel, dalen met te veel mensen, CAO-toeslagen die niemand precies snapt, oproepkrachten die niet komen opdagen, en op vrijdag 16:00 sta je in paniek te bellen. In dit blog: 5 concrete stappen om een week-rooster te maken dat klopt, plus de tools die het werk verlichten.

Stap 1: forecast je werkdruk per dag, niet per week

De grootste fout in horeca-planning is “we plannen zoals vorige week”. Realistisch: een gemiddelde restaurant-week heeft 60-70% variantie tussen rustigste en drukste dag. Een hotel zelfs 80%+.

Wat te doen:

• Verzamel omzet of bezoekersaantallen per dag van afgelopen 8-12 weken
• Markeer uitzonderlijke dagen (events, lokale feestdagen, weersomstandigheden)
• Bereken bezetting per omzet-eenheid (bv. 1 medewerker per 200 euro omzet/uur in een restaurant)
• Plan per dag = forecast × bezetting-norm + buffer

Pragmatische horeca-vuistregels:

Dag-type	Bezetting-norm
Doordeweeks lunch	1 mw per 25-35 covers
Doordeweeks diner	1 mw per 18-25 covers
Vrijdag/zaterdagavond	1 mw per 12-18 covers
Zondagbrunch	1 mw per 20-25 covers
Catering-events	1 mw per 25-40 gasten

Voor hotels: bezetting per bezet kamerentage gemiddeld 0,3-0,5 FTE (housekeeping + reception + ontbijt).

Stap 2: CAO Horeca toeslagen correct boeken

De CAO Horeca (KHN) kent vier toeslag-categorieën die op specifieke uren slaan. Niet alle planners snappen ze precies, en het kost geld als je ze fout boekt.

Toeslag	Uren	Percentage
Avond	22:00 - 06:00	+20%
Zaterdag	hele dag	+25%
Zondag	hele dag	+50%
Feestdag	hele dag	+100%

Plus: pauze-regels per dienstduur (zie pauze-blog).

Veelgemaakte fouten:

• Toeslag dubbel boeken (zaterdagavond = +25% van 06-22 EN +20% van 22-06, niet stacken)
• Pauze niet aftrekken (8-uurs dienst met 30 min pauze = 7,5u betaald, niet 8u)
• Avond-toeslag op uren-tussen-pauzes vergeten (medewerker werkt 17:00-23:00 met 30 min pauze 19:00-19:30 = 5,5u arbeidstijd waarvan 1u in avond-zone)

Een tool die dit automatisch doet bespaart elke maand 2-5 uur narekenwerk + voorkomt salaris-correcties achteraf.

Stap 3: oproepkrachten coordineren via open-shifts

Bij ziekmeldingen of plotselinge drukte: je hebt minuten, niet uren. Bellen rond werkt onder 5 medewerkers, daarboven niet meer.

Wat werkt:

• Onderhoud een flex-pool van 10-20 oproepkrachten per shift-type (bar/keuken/bediening)
• Stuur open shifts via push-notificatie naar beschikbare mensen tegelijk
• Eerste-die-accepteert krijgt de shift, anderen automatisch dismiss
• Houd response-tijd onder 30 minuten als KPI

Tools die dit ondersteunen: AIX Forge, Shiftbase, Eitje, L1NDA. Allen met PWA of native app op telefoon van medewerkers.

Stap 4: BHV-bezetting en pauze-rotatie

Volgens Arbo-wet: minimaal 1 BHV-er aanwezig tijdens openingsuren. Voor grotere zaken (>50 gasten gelijktijdig) of meerdere verdiepingen: meer.

Wat te plannen:

• Per shift: 1 BHV-er gegarandeerd aanwezig
• Bij ziekmelding: vervanger met BHV nemen, niet alleen “iemand sturen”
• Pauze-rotatie zo dat altijd een BHV-er aanwezig is (niet alle BHV-ers tegelijk op pauze)

Excel kan dit, een dedicated tool ziet het in één blik.

Stap 5: communiceer via één kanaal

Veelgemaakte fout: rooster in Excel + wijzigingen in WhatsApp + ruil-verzoeken in een groepsapp. Resultaat: niemand weet welke versie klopt.

Wat werkt:

• Eén tool met PWA op telefoon van medewerker
• Wijzigingen automatisch zichtbaar op alle telefoons
• Ruil-verzoeken via dezelfde tool met goedkeur-flow
• WhatsApp alleen voor sociale communicatie, niet voor rooster-wijzigingen

Hotels: housekeeping, receptie en nachtportier plannen

Een hotelrooster is geen restaurantrooster met andere namen. De bezetting hangt niet aan couverts maar aan de bezettingsgraad van gisteren en de verwachte check-ins van morgen, en de afdelingen reageren daar verschillend op.

Housekeeping schaalt bijna lineair mee met vertrekkende gasten. Een vertrekkamer kost meer tijd dan een blijfkamer, dus je plant op de verhouding tussen beide, niet op het totaal aantal kamers. Vuistregel uit de praktijk: 20 tot 30 minuten voor een blijfkamer, 40 tot 50 voor een vertrekkamer, plus opslag voor suites en extra bedden. Een kamermeisje of huishoudelijk medewerker haalt op een reguliere dienst dus zo’n 12 tot 16 kamers, afhankelijk van de mix.

Receptie schaalt niet mee. Ook bij 30 procent bezetting heb je een bemande balie nodig, en de piek zit op vaste momenten: check-out tussen 7 en 11, check-in vanaf 15 uur. Plan hier op openingsvenster met een extra kracht over de pieken heen, niet op bezettingsgraad.

Nachtportier of night audit is een vaste post die het rooster onevenredig zwaar belast, want die uren vallen volledig in de avond- en nachttoeslag en tellen mee voor de strengere nachtdienst-regels uit de Arbeidstijdenwet: langere verplichte rust en een maximum aantal nachten per periode. Eén nachtportier inplannen is dus niet één dienst invullen, maar een patroon opbouwen dat over meerdere weken ATW-proof blijft. Zie het nachtdienst-blog voor de exacte grenzen.

Bij een hotel met F&B erbij komt daar de klassieke horeca-planning bovenop: ontbijt heeft een scherpe piek die aan de bezetting van de vorige nacht hangt, het restaurant aan reserveringen. Dat zijn twee verschillende forecast-bronnen in één rooster, en dat is precies waar een gedeeld spreadsheet omvalt.

Werkrooster, dienstrooster of personeelsrooster: maakt het uit?

In de praktijk worden werkrooster, dienstrooster, personeelsrooster en werkschema door elkaar gebruikt voor hetzelfde ding: het overzicht van wie wanneer werkt. Er is één nuance die wél telt. Een dienstrooster verwijst meestal naar het patroon van vaste diensten (vroeg, laat, nacht) dat zich herhaalt, zoals in hotels en zorg gebruikelijk is. Een werkrooster is vaker de concrete invulling per week, inclusief wisselende uren en oproepkrachten, zoals in restaurants. Plan je in vaste patronen, dan bouw je een dienstrooster met ploegen; plan je op fluctuerende drukte, dan maak je elke week opnieuw een werkrooster. De meeste horecabedrijven doen allebei tegelijk: een vaste kern in patroon, de flexibele schil per week.

Tools-vergelijking voor horeca

Concrete tools die NL-horeca gebruikt:

Tool	Sterk in	Zwak in
Excel	Gratis, flexibel	Geen mobile, geen CAO-toeslag-berekening, geen open-shifts
Shiftbase	Markt-leider NL, brede HR-stack	Multi-block uitleen lastig, premium-tier nodig voor API
Eitje	Modern UI, sterke horeca-focus	Beperkte forecast, geen audit-trail
L1NDA	Goede shift-ruil, NL-integraties	Beperkte multi-block, omzet-gedreven forecast
AIX Forge	NL-arbeidsrecht, multi-block, transparante prijzen	Geen full HR-stack, geen native iOS-app (PWA)

Voor een kleine horeca-zaak (5-15 mw, 1 vestiging): Eitje of L1NDA.

Voor een middel/grote horeca-keten (30+ mw, multi-vestiging): Shiftbase Premium of AIX Forge Team.

Voor horeca met certificering-eisen (HACCP food-bedrijf): AIX Forge of Shiftbase Premium.

Zie ook: /oplossingen/horeca voor sector-specifieke uitleg.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet ik mijn rooster aanpassen?

Wekelijks publiceren, dagelijks bijwerken bij wijzigingen. Niet vaker, anders verlies je vertrouwen van medewerkers (“het rooster verandert constant”).

Hoeveel weken vooruit moet ik plannen?

Minimum 2 weken vooruit. Voor seizoenspieken (kerst, zomer): 4-6 weken vooruit zodat medewerkers verlof kunnen plannen.

Wat doe ik met no-show oproepkrachten?

Eerste no-show: noteer in profiel. Tweede: gesprek. Derde: uit flex-pool. Een tool met no-show-tracking maakt dit makkelijker.

Tel pauzes mee in werktijd?

Voor pauze-onbetaalde sectoren (standaard horeca): nee, pauze trek je af van werktijd. Voor diensten korter dan 5,5u: geen verplichte pauze, alles betaald.

Wat als ik 24-uurs-open ben (nachtclub)?

Dan geldt ATW-nachtdienst-regels (zie nachtdienst-blog). Strenger dan dagdienst. Plus CAO Horeca avond-toeslag voor 22:00-06:00 uren.

Welke tool werkt het beste voor catering met variabele teams?

Een tool met event-planning + tijdelijke teams. AIX Forge ondersteunt event-objecten (eenmalige inzet). Voor pure event-catering: kijk ook naar specifieke event-tools zoals Restaurant Sense of MealConcepts.

---

Klaar om een rooster te maken dat klopt?

Stap voor stap door bovenstaand werkproces gaan kost je 2-3 uur per week. Een tool die dat in 30 minuten doet bespaart 8 uur per maand = bij 35 euro per planner-uur ongeveer 3.300 euro per jaar.

Voor horeca-specifieke uitleg en sector-templates: zie /oplossingen/horeca. Of start direct 90 dagen gratis.