Voor zorginstellingen & welzijn

Een rooster dat ook om 03:00 logisch is.

Zorg draait 24/7. Continudienst, kwalificatie-eisen per kamer of cliënt, verlofstapeling rond feestdagen, en de strengste ATW-nachtregels van Nederland. Excel werkt niet, een generieke scheduler kent de Nederlandse regels niet. AIX Forge plant met de Arbeidstijdenwet, een cao-preset als startpunt en kwalificatie-bewaking.

Start drie maanden gratis Plan een demo

Zorgmedewerker loopt de vroege ronde door een warme zorgcorridor — Zorg draait 24/7: het rooster moet ook om 03:00 logisch zijn.

Kort antwoord

Wat zijn bezettingseisen in een zorgrooster?

Bezettingseisen leggen vast hoeveel medewerkers met welke kwalificatie er per dienst op een afdeling moeten staan: bijvoorbeeld twee verzorgenden en één verpleegkundige met geldige BIG-registratie op de nachtdienst. Ze verschillen dus per afdeling, per dagdeel en per cliëntzwaarte, en gaan verder dan een simpel aantal koppen. In AIX Forge leg je die eisen per afdeling en dienstsoort vast; de planner ziet live of een concept-rooster eronder zakt en welke bevoegde medewerkers nog beschikbaar zijn. Verlopen certificaten blokkeren de inzet voordat het rooster gepubliceerd wordt. Hoe dat samenloopt met de nachtregels lees je in de nachtdienst-regels uit de Arbeidstijdenwet.

De walkthrough

Zo werkt het voor zorg & welzijn.

Drie schermen, in de volgorde waarin je planner ze gebruikt. Echte productschermen, geen video.

Stap 1 Planning

Plannen op het planbord, alleen wie bevoegd en bekwaam is

Wie heeft een geldig BIG, wie heeft alleen Helpende-niveau? Vaak staat het in een aparte HR-tool of Excel, los van de planning. Hier ziet de teamleider bij het plannen direct wie bevoegd en bekwaam is voor welke dienst, met de dekking per afdeling live bovenin.

Sleep diensten-sjablonen in cellen, pauzes automatisch doorgerekend
Splits een dag in blokken, leen uit naar een andere afdeling in dezelfde cel
Auto-schedule stelt in 1 klik een ATW-proof eerste planning voor

Roosterplanner met multi-block uitleen, proces en uren per cel

Stap 2 Compliance

Nachtdienst-regels die niemand meer hoeft na te rekenen

CAO VVT plus ATW-nacht zijn complex: 14u rust na een nacht die na 02:00 eindigt, max 7 diensten op rij met een nacht erin, na 3 nachten op rij 46u rust. Bij continudienst makkelijk te overtreden. Hier worden die regels getoetst zodra je een dienst neerzet, niet pas als de zorginspectie meeloopt.

ATW, jeugdregels (16/17), wettelijke pauzes en WAB live op je concept
Publiceren met scorekaart: dekking, ATW-stand, kosten-delta en fairness vooraf
CAO-roosterregels met geverifieerd- of indicatief-bron, plus hash-chained audit-log

Compliance-dashboard met openstaande ATW-overtredingen en direct-aanpassen-lijst

Stap 3 Vandaag

Elke dienst begint in Vandaag

Eén overzicht dat elke ochtend klaarstaat: de week-dekking, het ziekteverzuim per 4 weken naast het CBS-branche-richtcijfer en de voorstellen van de assistent. Valt er iemand uit, dan zie je direct waar het rooster knelt en staat er een plan-voorstel naast.

Week en analyse: week-dekking, KPIs, grafieken en vaardigheden-dekking
Ziekteverzuim per 4 weken, naast het CBS-branche-richtcijfer
De assistent ziet tekorten en zet er direct een plan-voorstel naast

Vandaag-overzicht met week-dekking, ziekteverzuim en assistent-voorstellen

BIG-overtredingen of ATW-conflicten die zonder vastgelegde reden in het gepubliceerde rooster komen

Wat geldt voor zorginstellingen in NL

De wettelijke regels zitten ingebouwd; de CAO-toeslagregels van jouw sector stel je eenmalig in. Geen plugin, geen consultancy-traject.

Cao-preset als startpunt (VVT of Ziekenhuizen), indicatief, zelf controleren tegen je cao; ORT-toeslagen stel je zelf in
ATW nachtdiensten: 14u rust na een nacht die na 02:00 eindigt, max 10u per nachtdienst (12u hoogstens 5 keer per 14 dagen, met 12u rust erna), 46u rust na 3 op rij (art. 5:8)
BIG-registratie (Wet BIG): per BIG-bevoegdheid actuele registratie + 5-jarige herregistratie
BHV-bezetting: minimaal 1 BHV per locatie tijdens openingstijden
AVG voor cliënt-data: gevoelige persoonsgegevens (zorgdata art. 9 AVG) versleuteld + audit-log
IGJ (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd): controleert kwalificatie-bewaking + planning-consistentie

Wat het oplevert

Wat kost een ATW-overtreding of BIG-mismatch in een zorginstelling?

Een gemiddelde zorginstelling met 80 medewerkers in continudienst heeft jaarlijks 2-4 ATW-incidenten (vaak rond feestdagen of grote ziekmeldingen) en 1-2 BIG-near-misses (medewerker zonder geldige bevoegdheid in een cliënt-situatie waar het wel vereist was).

Rekenvoorbeeld, geen klantresultaat

› ATW-overtreding bij een controle van de Arbeidsinspectie: een bestuurlijke boete per werknemer en per dag (art. 10:5 lid 3 Arbeidstijdenwet), bedrag volgens de beleidsregels van de minister; niet in dit totaal
› BIG-incident IGJ-onderzoek: 16-24u extra rapportage + juridische review = 5.000 euro per incident × 1,5 = 7.500 euro/jaar
› Planner-uren voor handmatige nachtdienst-telling: 6u/week × 52 × 45 euro = 14.040 euro/jaar
› Verlof-stapeling-conflicten oplossen: 4u/week × 52 × 45 euro = 9.360 euro/jaar
› Geschatte totale jaarkosten, exclusief boeterisico: 30.900 euro

AIX Forge Growth voor 80 mw = 49 euro basis + 400 euro per-mw = 449 euro/maand = 5.388 euro/jaar. Verdient zich terug binnen 3 maanden, ook zonder boeterisico.

Reken jouw situatie door op /roi.

Implementatie

Van CSV naar live in een week.

Concreet stappenplan voor zorg & welzijn. Geen consultant nodig, wel een halve dag van je planner.

1

Dag 1

Tenant aanmaken, afdelingen + locaties + cliënt-teams configureren. Toeslagregels instellen, met de cao-preset als startpunt.
2

Dag 2-3

Medewerkers + kwalificaties importeren (BIG, BHV, medicatie-bevoegdheid). Cliënt-koppelingen aangegeven.
3

Dag 4

Eerste week parallel inplannen. Kwalificatie-check actief, ATW nachtregels gehandhaafd.
4

Week 1

Live. PWA op telefoons van zorgmedewerkers, kunnen rooster zien + verlof aanvragen + ruil-verzoeken.
5

Week 4

Verlofaanvragen rond feestdagen worden zichtbaar in dashboard. Lerend model kalibreert op jouw piekpatronen.

Andere operaties

E-commerce fulfilment 3PL Food retail logistiek Productie & assemblage Horeca & hospitality Retail & detailhandel Schoonmaak Beveiliging

Ook andere sectoren

Dezelfde motor, elke sector.

Dezelfde motor plant net zo strak voor schoonmaak, beveiliging, horeca, zorg-facilitair, evenementen en bouw, zolang je eigen medewerkers of uitzendkrachten plant en er een CAO geldt.

SchoonmaakBeveiligingHoreca & hospitalityZorg-facilitairEvenementenBouw & installatie

Voor welke situaties Forge is gebouwd

Veelgestelde vragen

Vragen die in zorg & welzijn vaak terugkomen.

Werkt dit voor zowel intramurale als extramurale zorg? +

Ja. Intramuraal (verpleeghuis, ziekenhuis-afdeling): ploegen + bewoner-teams. Extramuraal (thuiszorg): routes per medewerker, met reistijd-buffer en cliënt-koppelingen. Configureerbaar per tenant.

Hoe ga je om met BIG-herregistratie? +

Verloopdata per BIG-registratie in de medewerker-kaart. 90 dagen voor verloop verschijnt een waarschuwing in het planner-dashboard. Bij verloop blokkeert het systeem de medewerker voor BIG-vereiste shifts.

Werkt het met 24/7 continudienst (3-ploegen, 5-ploegen)? +

Ja. Patroon-templates configureer je eenmalig (vroege-late-nacht-rust-rust), het systeem rolt het patroon door over maanden. ATW-checks op alle ploegwissels.

Hoe werkt slaapdienst-administratie? +

Slaapdienst is een aparte shift-type met een eigen toeslag-percentage dat jij instelt. Aantal uren slaap + aantal uren actieve zorg apart geboekt, beide in de loonregels-CSV of het Nmbrs-mutatiebestand.

AVG-compliance voor cliënt-data? +

De database is in zijn geheel versleuteld opgeslagen. Gevoelige velden, zoals telefoonnummer, adres en geboortedatum, zijn daarbovenop per veld versleuteld met AES-256-GCM en een sleutel per klant; een naam valt alleen onder de databaseversleuteling. Relevante handelingen, ook het inzien van personeelsgegevens, komen in een auditlog met hashketen.

Wat als we al Intus, ONS of Nedap gebruiken? +

AIX Forge vervangt geen ECD (Elektronisch Cliëntendossier). We focussen op planning + compliance. CSV-export naar je bestaande HR/payroll-tool werkt voor de meeste NL-zorgpakketten.

Past dit bij jouw operatie?

Plan 30 minuten. We kijken naar je zorg & welzijn en zeggen eerlijk of AIX Forge past.

Plan een demo Bekijk prijzen