Privacyverklaring

AIX Group B.V., handelend onder de naam AIX Forge ("wij"), respecteert je privacy. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens we verwerken via de website aixforge.nl en de applicatie, met welk doel, op welke grondslag, hoe lang we ze bewaren, en welke rechten je hebt.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

AIX Group B.V., handelend onder de naam AIX Forge, KvK 42162239, gevestigd te Alphen aan den Rijn. Vragen over privacy: info@aixforge.nl.

Let op: voor persoonsgegevens van jouw medewerkers in de applicatie ben jíj de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Dat is geregeld in de verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens verwerken we, en waarom?

Categorie	Doel	Grondslag
Naam, e-mail, bedrijfsnaam, functie (demo-aanvraag, trial)	Contact opnemen, demo plannen, trial activeren	Uitvoering van de overeenkomst c.q. het nemen van precontractuele maatregelen (art. 6(1)(b) AVG)
Naam, e-mail (nieuwsbriefinschrijving)	Nieuwsbrief versturen	Toestemming (art. 6(1)(a) AVG); intrekbaar via de afmeldlink in elke e-mail
Paginabezoek, browsergegevens (analytics: Google Analytics 4)	Begrijpen hoe de site gebruikt wordt	Toestemming (art. 6(1)(a) AVG): analytische cookies worden pas geplaatst nadat je in de cookiebanner akkoord geeft. Intrekbaar via "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina
Klik- en conversiegegevens van advertenties (Google Ads)	Meten welke advertentie tot een aanvraag leidde	Toestemming (art. 6(1)(a) AVG): advertentiecookies worden pas geplaatst na akkoord in de cookiebanner. Intrekbaar via "Cookievoorkeuren"
Account- en factuurgegevens (klanten)	Levering van de dienst, facturatie, support	Uitvoering overeenkomst
Support-correspondentie	Vragen beantwoorden, problemen oplossen	Uitvoering overeenkomst

3. Zakelijke contactpersonen die wij zelf benaderen

Ontvangt u een e-mail van ons zonder dat u contact met ons heeft gezocht, dan geldt deze sectie. Het is de uitwerking van de verwijzing die onder die e-mail staat.

Waar wij uw gegevens vandaan hebben. Niet van uzelf, maar van de website van uw bedrijf of uit andere openbare zakelijke bronnen, zoals zakelijke profielen. Wij kunnen daarbij een leverancier inschakelen die openbare bronnen voor ons doorzoekt. Gegevens over het bedrijf zelf, zoals de naam en het KvK-nummer, kunnen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel komen. Omdat wij uw gegevens niet van uzelf hebben gekregen, informeren wij u hierover uit eigen beweging, zoals artikel 14 van de AVG voorschrijft.

Welke gegevens. Uw naam, uw functie, uw zakelijke e-mailadres, en waar beschikbaar uw zakelijke telefoonnummer en LinkedIn-profiel. Daarnaast gegevens over het bedrijf: naam, KvK-nummer, sector, plaats, website en een schatting van het aantal medewerkers. Wij verwerken geen bijzondere categorieen persoonsgegevens en geen gegevens over uw priveleven.

Waarom wij dit doen, en welke afweging wij hebben gemaakt. Wij gebruiken uw gegevens om uw bedrijf een zakelijk aanbod te doen. Onze grondslag onder de AVG is gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Ons belang is een product onder de aandacht brengen bij bedrijven waarvoor het relevant kan zijn. Daartegenover staat uw belang om niet ongevraagd benaderd te worden. Wij hebben die afweging zo gemaakt: wij benaderen u in uw beroepsrol en niet als privepersoon, wij gebruiken uitsluitend zakelijke gegevens, wij mailen een beperkt aantal keren, en u bent er met een antwoord van een woord vanaf. Wij bouwen geen profiel van u als persoon op. Valt de afweging in uw geval anders uit, dan is dat precies waarvoor het bezwaarrecht hieronder bestaat.

Geautomatiseerde beoordeling. Voordat wij mailen, kent een geautomatiseerd systeem een score toe aan de vraag of ons product bij uw bedrijf past. Die score kijkt naar bedrijfskenmerken zoals sector, omvang en plaats, en naar uw functie. De score bepaalt alleen of wij u een e-mail sturen. Er wordt geen besluit genomen dat rechtsgevolgen voor u heeft of u in vergelijkbare mate treft, zoals bedoeld in artikel 22 AVG. De tekst van de e-mail wordt met behulp van een AI-model opgesteld.

Wie uw gegevens ontvangt. Onze leverancier voor bedrijfsonderzoek, onze e-mailprovider, en Anthropic PBC in de Verenigde Staten, dat de score berekent en de conceptteksten opstelt. Voor de doorgifte naar Anthropic gelden de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met andere partijen voor hun eigen doeleinden.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren. Maximaal twaalf maanden na het laatste contact. Daarna verwijderen wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en LinkedIn-profiel, en ook de correspondentie die wij met u hebben gevoerd. Meldt u zich af, dan houden wij uitsluitend uw e-mailadres in een uitsluitlijst. Dat doen wij om te voorkomen dat wij u opnieuw benaderen; die lijst gebruiken wij nergens anders voor.

Bezwaar tegen direct marketing. U kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing; dan stoppen wij direct en vragen wij niet waarom.

Uw rechten en afmelden. Antwoord met "stop" op een van onze e-mails, of stuur een bericht naar info@aixforge.nl. Wij benaderen u daarna niet meer, zonder dat u een reden hoeft te geven (artikel 21 lid 2 en 3 AVG). Daarnaast heeft u recht op inzage, rectificatie, wissing en beperking van de verwerking (artikelen 15 tot en met 18 AVG). Wij reageren binnen een maand.

Klacht. Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

4. Hoe lang bewaren we het?

• Leads en prospects: tot 12 maanden na het laatste contact. Daarna verwijderen wij de contactgegevens en de correspondentie die wij met u hebben gevoerd. Zie sectie 3.
• Klantgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst plus de wettelijke bewaartermijnen daarna (onder meer 7 jaar voor de fiscale administratie).
• Analytics: geaggregeerd, geen herleidbare profielen; ruwe data max 12 maanden.
• Audit-logs (applicatie): minimaal 7 jaar, append-only. Die termijn sluit aan bij de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (art. 52 lid 4 Algemene wet inzake rijksbelastingen).

5. Met wie delen we gegevens?

Alleen met sub-verwerkers die nodig zijn om de dienst te leveren (hosting, e-mail, AI). Een actuele lijst met locatie en doel staat op /subprocessors. Productie-klantdata slaan we op binnen de Europese Economische Ruimte (EER, in Nederland) en we gebruiken geen providers buiten de EER voor de opslag van of toegang tot klantdata in leesbare vorm. Eén uitzondering: bij gebruik van de AI-modules met de platform-sleutel wordt prompt-inhoud verwerkt door een AI-aanbieder in de Verenigde Staten (Anthropic), onder EU-modelcontractbepalingen (SCC's) + een transfer impact assessment (TIA). Je kunt dit voorkomen met een eigen AI-sleutel (BYO-key). We verkopen je gegevens nooit. Persoonsgegevens van medewerkers ontvangen wij van onze klant (de werkgever) als verwerkingsverantwoordelijke; die verwerken wij uitsluitend in opdracht (art. 14 AVG).

6. Cookies

Noodzakelijke en functionele opslag (bv. je cookiekeuze en je voorkeur voor donker/licht thema) bewaren we lokaal in je browser; die is nodig om de site te laten werken en vraagt geen toestemming. Analytische cookies (Google Analytics 4) en advertentiecookies (Google Ads) plaatsen we alleen nadat je daar in de cookiebanner toestemming voor geeft. Standaard staat alle niet-noodzakelijke opslag uit (Google Consent Mode v2, default denied). Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina.

Cookie / opslag	Type	Doel	Bewaartermijn
Cookiekeuze + themavoorkeur (lokale opslag)	Noodzakelijk / functioneel	Onthoudt je cookiekeuze en weergave-instelling	Tot je je browseropslag wist
_ga, _ga_* (Google Analytics 4)	Analytisch (na toestemming)	Geaggregeerd inzicht in site-gebruik	Tot 24 maanden
_gcl_au e.a. (Google Ads / Consent Mode v2)	Advertentie (na toestemming)	Conversiemeting van advertenties	Tot 90 dagen

7. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage (art. 15), rectificatie (art. 16), wissing (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18), overdraagbaarheid van gegevens (art. 20) en bezwaar (art. 21 AVG). Voor zover wij gegevens verwerken op grond van jouw toestemming, kun je die te allen tijde intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de eerdere verwerking aantast. Klanten kunnen inzage en wissing ook self-service uitvoeren in de applicatie. Voor overige verzoeken: info@aixforge.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, zijn gebaseerd (art. 22 AVG).

9. Functionaris voor gegevensbescherming

Wij zijn niet wettelijk verplicht een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aan te wijzen. Privacyvragen kun je stellen via info@aixforge.nl.

10. Beveiliging

Versleuteling onderweg (TLS 1.2 of TLS 1.3) en in opslag (de database in zijn geheel, gevoelige velden daarbovenop per veld met AES-256-GCM), per-tenant data-isolatie, append-only audit-log met hash-chain, MFA-ondersteuning. Meer details: /security.

11. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we klanten per e-mail. De datum bovenaan toont de laatste versie.