Verwerkersovereenkomst

Deze Verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de Overeenkomst tussen AIX Group B.V. handelend onder de naam AIX Forge ("AIX Forge"), en Klant en is van toepassing voor zover AIX Forge bij de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt namens Klant.

Klant geldt daarbij als verwerkingsverantwoordelijke en AIX Forge als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG").

Download deze verwerkersovereenkomst als tekstbestand zodat u hem kunt bewaren. Het bestand bevat woordelijk dezelfde tekst als deze pagina, met de versie-aanduiding erbij.

Artikel 1: Toepasselijkheid

1.1 Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op iedere verwerking van persoonsgegevens die AIX Forge in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst namens Klant verricht.

1.2 Begrippen die in deze Verwerkersovereenkomst met een hoofdletter zijn geschreven en niet afzonderlijk zijn gedefinieerd, hebben de betekenis die daaraan in de Algemene Voorwaarden van AIX Forge is toegekend.

1.3 Bij tegenstrijdigheid tussen deze Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst of Algemene Voorwaarden prevaleert deze Verwerkersovereenkomst voor zover het de verwerking van persoonsgegevens door AIX Forge namens Klant betreft.

Artikel 2: Verwerking van persoonsgegevens

2.1 AIX Forge verwerkt persoonsgegevens namens Klant voor het beschikbaar stellen, uitvoeren, beveiligen, onderhouden en ondersteunen van het Platform en de door Klant afgenomen functionaliteiten van de Dienst.

2.2 Indien Klant gebruikmaakt van de optionele AI-chatfunctionaliteit, omvat de verwerking tevens het verwerken van gegevens die Klant of zijn gebruikers via deze functionaliteit laten verwerken voor het genereren van de gevraagde uitvoer.

2.3 De verwerking vindt plaats gedurende de looptijd van de Overeenkomst en gedurende maximaal dertig (30) dagen na het einde daarvan voor zover dit noodzakelijk is voor de verwijdering van persoonsgegevens overeenkomstig artikel 11.

2.4 De verwerking kan, voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de Dienst, bestaan uit het verzamelen, vastleggen, structureren, opslaan, raadplegen, gebruiken, wijzigen, verzenden, beschikbaar stellen, combineren, beveiligen, back-uppen en verwijderen van persoonsgegevens.

2.5 Afhankelijk van het gebruik van de Dienst kunnen persoonsgegevens worden verwerkt van medewerkers en chauffeurs van Klant, planners, leidinggevenden en andere gebruikers van Klant, contactpersonen van Klant en andere natuurlijke personen van wie Klant persoonsgegevens in het Platform invoert.

2.6 Afhankelijk van de door Klant gebruikte functionaliteiten kunnen onder meer naam- en contactgegevens, personeels- en identificatiegegevens, gebruikers- en accountgegevens, functie- en rolgegevens, beschikbaarheids-, plannings-, werk-, dienst- en roostergegevens, gegevens over ziekte en verzuim, voertuig- en transportgerelateerde gegevens, communicatie en technische gegevens zoals log-, toegangs- en beveiligingsgegevens worden verwerkt.

2.7 Bij gebruik van de AI-chatfunctionaliteit kunnen daarnaast de gegevens worden verwerkt die Klant of zijn gebruikers via deze functionaliteit laten verwerken.

Artikel 3: Instructies en verplichtingen AIX Forge

3.1 AIX Forge verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst en overeenkomstig de gedocumenteerde instructies van Klant.

3.2 De Overeenkomst, deze Verwerkersovereenkomst en het gebruik van de door Klant gekozen functionaliteiten van de Dienst gelden als gedocumenteerde instructies van Klant.

3.3 AIX Forge verwerkt persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden en bepaalt niet zelfstandig de doeleinden van de verwerking.

3.4 Indien AIX Forge op grond van toepasselijke wet- of regelgeving verplicht is persoonsgegevens anders te verwerken dan overeenkomstig de instructies van Klant, stelt AIX Forge Klant daarvan vooraf op de hoogte, tenzij de betreffende wet- of regelgeving dit verbiedt.

3.5 Indien AIX Forge van oordeel is dat een instructie van Klant in strijd is met toepasselijke privacywetgeving, stelt AIX Forge Klant daarvan op de hoogte.

Artikel 4: Verplichtingen van Klant

4.1 Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens en staat ervoor in dat voor de verwerking een geldige grondslag bestaat en dat de aan AIX Forge gegeven instructies in overeenstemming zijn met toepasselijke privacywetgeving.

4.2 Klant bepaalt welke persoonsgegevens met behulp van de Dienst worden verwerkt en is verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid en rechtmatigheid daarvan.

4.3 Voor zover Klant met behulp van daarvoor bestemde functionaliteiten bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt, waaronder gegevens over ziekte of verzuim, is Klant verantwoordelijk voor de rechtmatigheid daarvan en voor het bestaan van een geldige grondslag. Klant verstrekt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens via functionaliteiten die daarvoor niet zijn bestemd, tenzij Partijen daarover vooraf uitdrukkelijk andere afspraken hebben gemaakt.

Artikel 5: Geheimhouding en beveiliging

5.1 AIX Forge waarborgt dat personen die onder haar gezag toegang hebben tot persoonsgegevens deze uitsluitend verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden en dat deze personen zijn gebonden aan een passende contractuele of wettelijke geheimhoudingsplicht.

5.2 AIX Forge treft passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen overeenkomstig artikel 32 AVG.

5.3 AIX Forge verstrekt Klant op verzoek redelijke informatie over de getroffen beveiligingsmaatregelen, voor zover dit noodzakelijk is om de naleving van deze Verwerkersovereenkomst aan te tonen en verstrekking daarvan de beveiliging van de Dienst niet in gevaar brengt.

Artikel 6: Subverwerkers

6.1 Klant verleent AIX Forge algemene toestemming om voor de verwerking van persoonsgegevens subverwerkers in te schakelen.

6.2 Bij het aangaan van deze Verwerkersovereenkomst maakt AIX Forge gebruik van:

a. TransIP B.V., voor de hosting en technische infrastructuur van het Platform; en

b. Anthropic, uitsluitend indien en voor zover Klant gebruikmaakt van de optionele AI-chatfunctionaliteit, voor de verwerking van gegevens die Klant of zijn gebruikers via deze functionaliteit laten verwerken.

6.3 AIX Forge informeert Klant over voorgenomen toevoegingen of vervangingen van subverwerkers en stelt Klant daarbij in de gelegenheid binnen een redelijke termijn gemotiveerd bezwaar te maken.

6.4 AIX Forge legt aan haar subverwerkers de op grond van artikel 28 AVG vereiste gegevensbeschermingsverplichtingen op.

6.5 AIX Forge blijft overeenkomstig de AVG tegenover Klant verantwoordelijk voor de nakoming van de toepasselijke gegevensbeschermingsverplichtingen door haar subverwerkers.

Artikel 7: Doorgifte buiten de EER

7.1 Voor zover persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of aan een ontvanger buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, draagt AIX Forge er zorg voor dat deze verwerking of doorgifte plaatsvindt overeenkomstig hoofdstuk V AVG.

7.2 Indien Klant gebruikmaakt van de optionele AI-chatfunctionaliteit, kunnen de door Klant of zijn gebruikers via deze functionaliteit aangeboden persoonsgegevens door de daarvoor ingeschakelde subverwerker Anthropic in de Verenigde Staten worden verwerkt. Klant geeft AIX Forge door het gebruik van deze functionaliteit opdracht deze gegevens voor dat doel aan de betreffende subverwerker beschikbaar te stellen. AIX Forge draagt zorg voor een doorgiftemechanisme dat voldoet aan hoofdstuk V AVG.

Artikel 8: Datalekken

8.1 AIX Forge stelt Klant zonder onredelijke vertraging op de hoogte nadat AIX Forge kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die AIX Forge namens Klant verwerkt.

8.2 AIX Forge verstrekt daarbij, voor zover beschikbaar, de informatie die Klant redelijkerwijs nodig heeft om te beoordelen of de inbreuk moet worden gemeld aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en/of betrokkenen. Indien niet alle informatie gelijktijdig beschikbaar is, mag deze gefaseerd worden verstrekt.

8.3 Klant is verantwoordelijk voor de beoordeling of een inbreuk moet worden gemeld aan de toezichthoudende autoriteit en/of betrokkenen en voor het doen van dergelijke meldingen.

8.4 AIX Forge verleent Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking en de haar beschikbare informatie, redelijke medewerking bij het voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Klant met betrekking tot een inbreuk in verband met persoonsgegevens.

Artikel 9: Rechten van betrokkenen en bijstand

9.1 Indien een betrokkene zich rechtstreeks tot AIX Forge wendt met een verzoek tot uitoefening van zijn rechten onder de AVG met betrekking tot persoonsgegevens waarvoor Klant verwerkingsverantwoordelijke is, stuurt AIX Forge het verzoek zonder onredelijke vertraging door aan Klant.

9.2 AIX Forge verleent Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking en voor zover redelijkerwijs mogelijk, passende bijstand bij het voldoen aan verzoeken van betrokkenen.

9.3 AIX Forge verleent Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking en de aan AIX Forge beschikbare informatie, redelijke bijstand bij de nakoming van de verplichtingen van Klant op grond van de artikelen 32 tot en met 36 AVG.

9.4 AIX Forge is gerechtigd redelijke kosten voor aanvullende werkzaamheden op verzoek van Klant in rekening te brengen, tenzij deze werkzaamheden noodzakelijk zijn als gevolg van een aan AIX Forge toerekenbare tekortkoming in de nakoming van deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 10: Informatie en audit

10.1 AIX Forge stelt Klant op verzoek de informatie ter beschikking die redelijkerwijs noodzakelijk is om aan te tonen dat AIX Forge voldoet aan haar verplichtingen als verwerker op grond van artikel 28 AVG.

10.2 Klant maakt voor de controle daarvan in eerste instantie gebruik van de door AIX Forge beschikbaar gestelde documentatie en eventuele beschikbare certificeringen of onafhankelijke auditrapportages.

10.3 Indien deze informatie redelijkerwijs onvoldoende is, kan Klant op eigen kosten een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die aan geheimhouding is gebonden. Een audit wordt binnen een redelijke termijn vooraf aangekondigd en zodanig uitgevoerd dat de bedrijfsvoering, beveiliging en vertrouwelijkheid van AIX Forge en haar andere klanten niet onnodig worden verstoord.

10.4 AIX Forge verleent de voor een dergelijke audit redelijkerwijs noodzakelijke medewerking.

Artikel 11: Einde van de verwerking

11.1 Deze Verwerkersovereenkomst geldt zolang AIX Forge in het kader van de Overeenkomst persoonsgegevens namens Klant verwerkt.

11.2 Na beëindiging van de Overeenkomst bewaart AIX Forge de persoonsgegevens gedurende maximaal dertig (30) dagen. Gedurende deze periode kan Klant de persoonsgegevens uit de Dienst verkrijgen en AIX Forge verzoeken de persoonsgegevens aan Klant te retourneren dan wel te verwijderen.

11.3 Indien Klant binnen de in het vorige lid genoemde termijn geen keuze kenbaar maakt, verwijdert AIX Forge de persoonsgegevens na afloop van deze termijn. AIX Forge verwijdert tevens bestaande kopieën, tenzij en voor zover Unierecht of Nederlands recht verdere bewaring vereist.

11.4 Voor zover persoonsgegevens na verwijdering nog aanwezig zijn in back-ups, worden deze overeenkomstig de reguliere back-up- en retentiecyclus verwijderd en gedurende die periode niet voor andere doeleinden verwerkt, behoudens voor zover verwerking noodzakelijk is voor herstel, beveiliging of het voldoen aan een wettelijke verplichting.

Artikel 12: Aansprakelijkheid

12.1 De in de Overeenkomst en de daarop toepasselijke Algemene Voorwaarden opgenomen beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid zijn onverkort van toepassing op deze Verwerkersovereenkomst.

12.2 Klant vrijwaart AIX Forge tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens door of in opdracht van Klant, tenzij en voor zover de betreffende aanspraak het gevolg is van een aan AIX Forge toerekenbare tekortkoming in haar verplichtingen als verwerker.

Artikel 13: Slotbepalingen

13.1 Deze Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de Overeenkomst en eindigt wanneer AIX Forge niet langer persoonsgegevens namens Klant verwerkt.

13.2 Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.